Termeni și Condiții

Prin prezentul document sunteți informat cu privire la condițiile de utilizare a platformei RoxIT Audit. Accesând Platforma, vă angajați să respectați aceste condiții.

1. Datele societății

ROXIT BUSINESS SOLUTIONS S.R.L. („Compania”, „noi”), cu sediul în str. Ludovic Szantay nr. 17, Arad, jud. Arad, România, C.U.I. 37526757, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2017000759027, e-mail info@roxit.cloud, operează platforma RoxIT Audit, disponibilă la adresa roxit.cloud („Platforma”, „Site-ul”, „Serviciul”).

2. Acordul de utilizare

2.1. Utilizarea Platformei — inclusiv accesul, navigarea, crearea unui cont și achiziționarea sau utilizarea serviciilor de analiză și verificare — constituie acceptarea neechivocă a prezentului document („Contractul”), cu toate consecințele juridice care decurg din aceasta.

2.2. Acceptarea expresă se realizează prin bifarea căsuței „Am citit și sunt de acord cu Termenii și Condițiile și cu Politica de confidențialitate” la momentul creării contului. Momentul și versiunea acceptată sunt înregistrate în contul dumneavoastră.

2.3. Prezentul document se completează cu Politica de confidențialitate, Politica de cookie-uri și Acordul de prelucrare a datelor, care fac parte integrantă din Contract.

2.4. Platforma se adresează profesioniștilor — societăți comerciale, persoane fizice autorizate, experți contabili și cabinete de contabilitate — care o utilizează în scopuri legate de activitatea lor profesională. Nu este destinată consumatorilor în sensul legislației privind protecția consumatorilor.

2.5. Pentru orice întrebare referitoare la acest document ne puteți scrie la info@roxit.cloud.

3. Descrierea serviciilor

3.1. Platforma oferă, în funcție de planul ales:

• analiza automată a balanțelor de verificare și a registrelor jurnal încărcate, cu generarea de indicatori financiari, semnale de atenție și rapoarte;
• verificarea partenerilor comerciali pe baza informațiilor din surse publice și oficiale;
• monitorizarea periodică a firmelor și partenerilor urmăriți, cu alerte la schimbări relevante;
• conectarea opțională la sistemul e-Factura al ANAF, pentru descărcarea și arhivarea facturilor electronice.

3.2. Caracterul informativ al rezultatelor. Rezultatele generate de Platformă sunt obținute prin prelucrarea automată a documentelor pe care le încărcați și a datelor publicate de sursele oficiale. Ele reprezintă un instrument de lucru pentru profesionist, nu o opinie de audit, o certificare, o expertiză contabilă sau o consultanță fiscală ori juridică.

3.3. Nu garantăm că datele provenite din surse externe sunt lipsite de erori umane sau tehnice apărute la sursa originală de raportare și nu răspundem pentru deciziile de afaceri luate exclusiv pe baza acestor informații. Verificarea și interpretarea finală rămân responsabilitatea dumneavoastră profesională.

3.4. Calitatea documentelor încărcate. Acuratețea analizei depinde direct de calitatea și corectitudinea documentului încărcat. Platforma semnalează explicit situațiile în care documentul sursă nu se validează (de exemplu o balanță care nu închide), dar nu poate corecta erorile din document.

3.5. Disponibilitate. Depunem eforturi rezonabile pentru funcționarea neîntreruptă a Platformei, fără a garanta un nivel de disponibilitate. Ne rezervăm dreptul de a efectua lucrări de mentenanță, de a modifica structura, interfața, funcționalitățile sau conținutul Platformei și de a întrerupe temporar serviciile. Pentru întreruperi planificate cu impact semnificativ vă anunțăm în prealabil, în măsura în care este posibil.

4. Contul de utilizator

4.1. Pentru utilizarea funcționalităților este necesară crearea unui cont. La înregistrare se creează automat o organizație (spațiu de lucru), în care sunt izolate toate datele dumneavoastră față de ceilalți utilizatori ai Platformei.

4.2. Sunteți singurul responsabil pentru păstrarea confidențialității datelor de acces și pentru toate activitățile desfășurate prin contul dumneavoastră. Ne veți anunța fără întârziere la info@roxit.cloud despre orice utilizare neautorizată.

4.3. Vă obligați să furnizați informații reale, complete și actualizate la crearea contului și la plasarea comenzilor.

4.4. Dacă adăugați alți utilizatori în organizația dumneavoastră, răspundeți pentru respectarea acestui Contract de către aceștia.

5. Planuri, prețuri și plată

5.1. Serviciile sunt furnizate în baza unor abonamente, cu facturare lunară sau anuală, ori sub forma unor achiziții punctuale („raport unic”). Planurile disponibile, limitele fiecăruia (numărul de firme și de parteneri) și prețurile în vigoare sunt afișate pe pagina de preț și în contul dumneavoastră.

5.2. Prețuri și TVA. Toate prețurile afișate sunt exprimate în lei și includ TVA. Suma pe care o plătiți este exact suma afișată; defalcarea pe bază și TVA apare pe factură. Dacă sunteți o societate înregistrată în scopuri de TVA într-un alt stat membru al Uniunii Europene, puteți introduce codul de TVA la finalizarea comenzii, caz în care se aplică regimul de taxare inversă, potrivit legii.

5.3. Plata. Plata se efectuează online, cu cardul bancar, prin procesatorul Stripe, sau prin ordin de plată în baza facturii emise. Nu stocăm datele cardului dumneavoastră.

5.4. Începerea serviciului. Obligațiile noastre contractuale încep la confirmarea plății și activarea accesului în cont.

5.5. Reînnoirea automată. Abonamentele se reînnoiesc automat la sfârșitul fiecărei perioade de facturare, la tariful în vigoare, până la anularea lor de către dumneavoastră. Puteți anula reînnoirea oricând, din contul dumneavoastră sau printr-o solicitare la adresa de contact.

5.6. Efectele anulării. Anularea produce efecte la sfârșitul perioadei deja plătite; păstrați accesul până atunci. Sumele aferente perioadei în curs nu se restituie, cu excepția cazurilor prevăzute la art. 5.8. La expirare, contul trece în regimul gratuit, cu limitările aferente.

5.7. Modificarea prețurilor. Ne rezervăm dreptul de a modifica prețurile. Modificarea vă este comunicată cu cel puțin 30 de zile înainte și produce efecte de la următoarea perioadă de facturare. Dacă nu sunteți de acord, puteți anula abonamentul înainte de intrarea în vigoare a noului tarif.

5.8. Restituiri. Dacă un serviciu plătit nu a putut fi furnizat din motive care ne sunt imputabile, restituim contravaloarea sau creditul aferent. Atunci când procesarea unui document eșuează din motive tehnice de partea noastră, creditul consumat este restituit automat în cont.

5.9. Neplata. În caz de neplată la scadență, ne rezervăm dreptul de a suspenda accesul la funcționalitățile plătite, după o notificare prealabilă. Datele dumneavoastră rămân stocate pe durata prevăzută la art. 10.

5.10. Consumatori. În situația în care, prin excepție de la art. 2.4, contractați în calitate de consumator, beneficiați de dreptul de retragere în 14 zile prevăzut de O.U.G. nr. 34/2014. Prin solicitarea activării imediate a Serviciului, sunteți de acord cu începerea executării înainte de expirarea acestui termen și luați la cunoștință că pierdeți dreptul de retragere după executarea integrală a serviciului digital.

6. Reguli de utilizare

Prin utilizarea Platformei vă obligați:

• să aveți vârsta minimă de 18 ani și capacitatea de a contracta;
• să folosiți Platforma exclusiv în scopuri legitime, legate de activitatea dumneavoastră profesională;
• să nu utilizați contul în scopuri frauduloase sau ilegale;
• să nu efectuați extragerea masivă, automată sau sistematică a datelor din Platformă (scraping, roboți, interogări automate) și să nu revindeți sau redistribuiți datele obținute;
• să nu partajați datele de acces cu persoane din afara organizației dumneavoastră și să nu folosiți un singur cont pentru mai multe entități independente, în scopul eludării limitelor planului;
• să nu desfășurați acțiuni care ar putea suprasolicita infrastructura tehnică sau afecta funcționarea Platformei;
• să nu efectuați scanări de cod, teste de penetrare sau identificări de vulnerabilități fără acordul nostru scris prealabil — vezi art. 8;
• să respectați drepturile de proprietate intelectuală ale Companiei;
• să folosiți un limbaj decent în comunicarea cu noi și în orice secțiune interactivă.

Ne rezervăm dreptul de a suspenda sau bloca imediat contul oricărui utilizator care încalcă aceste reguli și de a ne adresa autorităților competente. În măsura în care circumstanțele o permit, vă notificăm în prealabil și vă acordăm posibilitatea de a remedia încălcarea.

7. Utilizarea modulului „Parteneri”

7.1. Modulul „Parteneri” afișează informații provenite din registre și portaluri publice, în scopul evaluării riscului comercial înainte de intrarea într-o relație de afaceri.

7.2. Vă obligați să utilizați aceste informații exclusiv în acest scop. Este interzisă folosirea lor pentru marketing direct, pentru constituirea de baze de date proprii, pentru evaluarea persoanelor fizice în context necomercial sau în orice mod care ar aduce atingere drepturilor persoanelor vizate.

7.3. Informațiile provin din surse externe, pe care nu le controlăm. Nu garantăm exactitatea, exhaustivitatea sau actualitatea lor și nu răspundem pentru erorile existente la sursă. Dosarele de instanță sunt identificate prin căutare după denumire și pot include, prin urmare, potriviri aproximative — fapt semnalat ca atare în interfață.

7.4. Verificarea unui partener nu constituie o recomandare, o evaluare de bonitate reglementată sau o garanție privind comportamentul comercial viitor al acestuia.

8. Conectarea la e-Factura (ANAF)

8.1. Conectarea la sistemul e-Factura este opțională și se realizează prin protocolul de autorizare OAuth 2.0 pus la dispoziție de ANAF, cu certificatul dumneavoastră calificat, înrolat în Spațiul Privat Virtual.

8.2. Prin autorizare ne împuterniciți să descărcăm, în numele dumneavoastră, mesajele și facturile electronice aferente societăților pentru care dețineți drepturi în SPV. Certificatul dumneavoastră nu este transmis și nu este stocat pe serverele noastre. Puteți revoca autorizarea oricând, din Platformă.

8.3. Răspundeți pentru deținerea drepturilor legale de acces la datele societăților pe care le conectați.

8.4. Arhivarea facturilor în Platformă este un serviciu de sprijin. Obligația legală de păstrare a facturilor electronice rămâne în sarcina dumneavoastră, în calitate de contribuabil. Vă recomandăm să descărcați periodic arhiva pusă la dispoziție.

8.5. Compania nu este acreditată, aprobată sau certificată de ANAF ori de Ministerul Finanțelor. Platforma se conectează la serviciile publice ale acestor instituții, în condițiile stabilite de acestea. Nu răspundem pentru indisponibilitatea, modificarea sau întreruperea serviciilor puse la dispoziție de autorități.

9. Raportarea vulnerabilităților

9.1. Ne pasă de securitatea datelor. Dacă identificați o vulnerabilitate sau o problemă tehnică, vă rugăm să ne informați cu bună-credință, respectând următoarele reguli:

• notificați-ne cu celeritate la info@roxit.cloud;
• nu modificați, nu distrugeți și nu sustrageți date și nu aduceți modificări codului sursă;
• nu accesați, nu utilizați și nu divulgați datele personale sau financiare ale altor utilizatori;
• acordați-ne un termen rezonabil de 90 de zile de la notificare pentru remediere, înainte de orice publicare sau dezvăluire către terți;
• evitați testele de stres (DoS/DDoS), ingineria socială și utilizarea de programe malițioase.

9.2. Raportările pot fi făcute și anonim. În prezent nu oferim recompense financiare pentru raportarea vulnerabilităților, însă apreciem sprijinul dumneavoastră. Nu vom iniția demersuri împotriva cercetătorilor care respectă cu bună-credință regulile de mai sus.

10. Limitarea răspunderii

10.1. Nu răspundem pentru blocaje temporare cauzate de mentenanță, de probleme ale furnizorilor de servicii de internet, de indisponibilitatea surselor externe de date (ANAF, portalul instanțelor, SICAP, VIES) sau de cazuri de forță majoră.

10.2. Nu răspundem pentru erorile, întârzierile sau fraudele legate de procesarea plăților cu cardul, acestea fiind gestionate exclusiv și independent de procesatorul de plăți.

10.3. Nu răspundem pentru deciziile economice, comerciale, fiscale sau juridice luate pe baza rapoartelor generate de Platformă, care au caracter informativ conform art. 3.2.

10.4. În limitele permise de lege, răspunderea noastră totală, pentru orice pretenție decurgând din prezentul Contract, nu poate depăși suma efectiv achitată de dumneavoastră în ultimele 12 luni anterioare faptului generator. Nu răspundem pentru beneficii nerealizate, pierderi de date rezultate din nerespectarea obligațiilor dumneavoastră ori prejudicii indirecte.

10.5. Limitările de mai sus nu se aplică în caz de dol, culpă gravă, vătămare a persoanei sau în alte situații în care legea interzice limitarea răspunderii.

11. Proprietate intelectuală și datele dumneavoastră

11.1. Toate drepturile de proprietate intelectuală asupra Platformei — cod sursă, structura bazelor de date, algoritmii de analiză, design, elemente grafice, texte, logo-uri — aparțin exclusiv Companiei. Vă acordăm un drept de utilizare neexclusiv, netransferabil și limitat la durata Contractului.

11.2. Este interzisă copierea, reproducerea, distribuirea, decompilarea, reutilizarea sau extragerea masivă a conținutului Platformei fără acordul nostru scris prealabil.

11.3. Datele dumneavoastră vă aparțin. Documentele pe care le încărcați și rapoartele generate din ele rămân proprietatea dumneavoastră. Le prelucrăm exclusiv pentru furnizarea Serviciului, în condițiile Acordului de prelucrare a datelor. Nu utilizăm documentele dumneavoastră pentru antrenarea de modele, pentru studii comerciale sau pentru orice alt scop propriu și nu le divulgăm altor clienți.

11.4. Putem utiliza date agregate și complet anonimizate, din care nicio societate și nicio persoană nu poate fi identificată, pentru îmbunătățirea Serviciului.

12. Durata, încetarea Contractului și ștergerea datelor

12.1. Contractul se încheie pe durată nedeterminată și produce efecte de la crearea contului.

12.2. Puteți înceta Contractul oricând, prin ștergerea contului din Platformă sau printr-o solicitare la adresa de contact.

12.3. Putem înceta Contractul cu un preaviz de 30 de zile, prin notificare pe e-mail, sau fără preaviz în caz de încălcare gravă a art. 6.

12.4. Export înainte de ștergere. Înainte de închiderea contului aveți la dispoziție descărcarea documentelor încărcate, a rapoartelor și a arhivei e-Factura. La cerere, vă punem la dispoziție un export al datelor într-un termen rezonabil.

12.5. La încetarea Contractului, datele sunt șterse conform secțiunii 9 din Politica de confidențialitate, cu excepția celor pe care suntem obligați legal să le păstrăm.

13. Modificarea Termenilor

Putem modifica prezentul document. Modificările substanțiale vă sunt comunicate prin e-mail sau printr-o notificare în Platformă cu cel puțin 15 zile înainte de intrarea în vigoare. Continuarea utilizării Platformei după această dată reprezintă acceptarea noii versiuni. Dacă nu sunteți de acord, puteți înceta Contractul înainte de intrarea în vigoare a modificărilor.

14. Legislația aplicabilă și soluționarea litigiilor

14.1. Prezentul Contract este guvernat de legislația română.

14.2. Orice litigiu se va soluționa pe cale amiabilă. Vă încurajăm să ne scrieți mai întâi la info@roxit.cloud; răspundem în cel mult 30 de zile.

14.3. În lipsa unei soluții amiabile, litigiile vor fi înaintate instanțelor judecătorești competente de la sediul Companiei.

14.4. Nulitatea unei clauze nu afectează valabilitatea celorlalte prevederi ale Contractului.

15. Notificări

Orice notificare oficială adresată nouă se transmite electronic la info@roxit.cloud. Comunicăm cu dumneavoastră prin e-mailul asociat contului sau prin notificări în Platformă. Aveți obligația de a menține adresa de e-mail actualizată.